Samenwerking
Hoe werken we samen, wat voor relatie is dit, wat mag je verwachten.
Hoe start een samenwerking?
We beginnen met een kennismaking en een korte intake. Daarna maken we een voorstel met scope, afspraken en een realistische planning. Pas na akkoord starten we met inrichting, overdracht en beheer.
Werken jullie ook aan losse projecten?
Projecten kunnen onderdeel zijn van de samenwerking, maar we leveren geen losse projecten zonder beheer. Dat is nodig om stabiliteit en verantwoordelijkheid te kunnen borgen.
Voor welke organisaties is dit bedoeld?
Vaak tot circa 25 medewerkers, zolang de omgeving beheersbaar blijft.
Diensten
Wat doen we concreet, los van grenzen of voorwaarden.
Wat leveren jullie concreet?
In de kern: beheerde infrastructuur, websites en applicaties als onderdeel van de omgeving, en automatisering en integraties. Altijd met documentatie, overdracht en beheer als uitgangspunt.
Doen jullie ook automatisering en koppelingen?
Ja, vooral waar het werk uit handen neemt of fouten voorkomt. We kijken daarbij niet alleen naar “kan het”, maar ook naar onderhoudbaarheid: wat gebeurt waar, en wie kan het straks volgen.
Kunnen jullie ook iets kleins oppakken?
Dat kan, zolang het past binnen een beheerde omgeving en er duidelijke afspraken zijn over vervolg en beheer. “Klein” is vaak prima, “los” is meestal het probleem.
Scope
Waar houdt het op, wat valt wel en niet binnen de afspraken.
Wat leveren jullie niet?
Geen Microsoft 365 of Google Workspace als uitgangspunt, geen uurtje-factuurtje helpdesk, en geen zware compliance-trajecten voor sterk gereguleerde sectoren met certificeringsplicht.
Kunnen we bestaande keuzes behouden?
Soms wel, maar niet als het beheer of de veiligheid structureel in de weg zit. Als keuzes niet bespreekbaar zijn, kunnen wij geen verantwoordelijkheid nemen voor het geheel.
Wat als we andere leveranciers houden?
Dat kan, maar dan moet het helder zijn wie waarover gaat. We spreken vooraf af welke onderdelen binnen onze verantwoordelijkheid vallen en wat daarbuiten blijft.
Beheer
Wat betekent beheer in de praktijk, waarom is het nodig, wat levert het op.
Wat bedoelen jullie met “beheer als norm”?
Dat we niet alleen iets opleveren, maar het ook in stand houden: patches, onderhoud, monitoring, incidentafhandeling en doorontwikkeling. Zonder dit ontstaat er snel technische schuld en onvoorspelbaarheid.
Hoe borgen jullie overdracht en documentatie?
We werken met standaarddocumentatie: overzicht van componenten, toegangen, back-up en restore, monitoring, en herstelprocedures. Dat maakt beheer overdraagbaar en minder afhankelijk van één persoon.
Betekent beheer dat er “altijd werk” is?
Beheer is vooral: voorkomen dat kleine dingen groot worden. Veel gebeurt op de achtergrond. Als er wél iets verandert, is het juist prettig dat er context en overzicht is.
Verantwoordelijkheid
Wie is waarvoor verantwoordelijk, wat ligt bij Digikwal en wat niet.
Wie is waarvoor verantwoordelijk?
Digikwal is verantwoordelijk voor de IT-omgeving binnen de afgesproken scope. De klant is verantwoordelijk voor beleid en keuzes die buiten scope vallen, of voor externe leveranciers die buiten de samenwerking blijven.
Wat betekent “één aanspreekpunt” in de praktijk?
Dat vragen niet blijven liggen tussen partijen. Wij bewaken samenhang en leggen uit wat de impact is, zodat besluiten bij elkaar blijven passen.
Wat als er iets misgaat door een keuze van ons?
Dan kijken we naar oorzaak en oplossing, zonder vingerwijzen. Wel is het belangrijk dat afspraken en verantwoordelijkheden vooraf helder zijn, zodat herstel en vervolg voorspelbaar blijven.
EU-first
Principes rond infrastructuur, data-locatie en keuzes, zonder compliance-laag.
Wat betekent EU-first in de praktijk?
Alleen wanneer er geen reëel EU-alternatief beschikbaar is, kan daarvan worden afgeweken. Die keuze wordt expliciet gemaakt, onderbouwd en vastgelegd binnen de samenwerking.
EU-first is geen marketingterm, maar een ontwerpkeuze.
Gebruik van niet-EU software: kan dat?
Alleen onder strikte voorwaarden: de software draait op onze EU-infrastructuur, de broncode is controleerbaar (open source), en er is geen verplichte externe dataverwerking. Voldoet het niet, dan zetten we het niet in.
Betekent dit dat we dagelijkse systemen moeten vervangen?
Soms wel, als dat rust en controle oplevert. We doen dat niet “omdat het moet”, maar omdat afhankelijkheden anders blijven stapelen.
Compliance
Wat doen we wel en expliciet niet rondom certificeringen, audits en regelgeving.
Doen jullie certificeringen of compliance-trajecten?
- praktische beveiligingsmaatregelen,
- duidelijke inrichting en documentatie,
- aantoonbaarheid van keuzes en beheer.
Formele certificering en audittrajecten vallen buiten onze scope.
Kunnen jullie helpen met “aantoonbaarheid”?
Ja, in de praktische zin: inzicht in wat draait, wie toegang heeft, welke keuzes zijn gemaakt en wat er is aangepast. Dat helpt vaak al enorm, ook zonder formele certificering.
Wat als onze branche eisen stelt?
Dan bespreken we dat vooraf. Als het om zware audit- of certificeringsplichten gaat, is een gespecialiseerde partij meestal beter passend.
Kosten
Hoe prijzen tot stand komen, voorspelbaarheid, wat beïnvloedt kosten.
Werken jullie met vaste prijzen?
Voor beheer werken we doorgaans met een vaste maandelijkse afspraak op basis van scope en complexiteit. Voor projecten binnen de samenwerking maken we een voorstel met duidelijke oplevering en randvoorwaarden.
Kan dit steeds duurder worden?
Niet zonder overleg. Als scope of situatie verandert, maken we dat expliciet. Doel is dat kosten voorspelbaar blijven en passen bij wat je nodig hebt.
Kan ik alleen “af en toe” hulp inkopen?
In principe niet. Incidentele hulp zonder beheer leidt bijna altijd tot versnippering en onduidelijke verantwoordelijkheid. Als je vooral af en toe hulp zoekt, past een andere partij waarschijnlijk beter.
Contract
Duur, opzegging, wijzigingen, afronding en overdracht.
Hoe zit het met contractduur en opzegging?
Dat hangt af van scope en afhankelijkheden. We kiezen voor afspraken die zowel stabiliteit bieden als redelijk blijven. Tijdens kennismaking en voorstel maken we dit expliciet, inclusief wat er nodig is voor een nette overdracht bij einde samenwerking.
Wat gebeurt er als we stoppen?
Dan zorgen we voor een nette overdracht binnen de afspraken. Documentatie en inzicht zijn onderdeel van hoe we werken, zodat afsluiten geen black box is.
Kunnen afspraken tussentijds wijzigen?
Ja, als je organisatie verandert kan de scope mee veranderen. We doen dat gecontroleerd: eerst helder krijgen wat er verandert, daarna pas aanpassen.
Praktisch
Hoe werkt het dagelijks samenwerken in de praktijk (kanalen, werkwijze).
Hoe neem ik contact op bij vragen of incidenten?
Via de afgesproken kanalen binnen de samenwerking. We houden communicatie centraal zodat niets versnipperd raakt en opvolging traceerbaar blijft.
Moet ik alles in één keer aanleveren of regelen?
Nee. We brengen stap voor stap overzicht aan. Als iets ontbreekt (toegang, info, historie), lossen we dat samen op zonder schuldvraag.
Ik weet niet precies hoe onze IT nu in elkaar zit. Is dat erg?
Nee. Dat is juist vaak de situatie. We starten met inventarisatie en leggen uit wat we zien, zodat je weer grip krijgt.
Support
Wat support betekent, hoe vragen worden opgepakt, verwachtingen.
Wat zijn jullie reactietijden?
Dat spreken we af op basis van impact en scope. Niet alles is een P1, en dat is juist de bedoeling: we maken het beheersbaar en voorspelbaar.
Moet ik eerst zelf inschatten hoe ernstig iets is?
Nee. Als je twijfelt, neem je contact op. We helpen je het probleem te duiden en bepalen samen wat er nodig is.
Worden supportvragen ook gedocumenteerd?
Waar relevant wel. Niet om het ingewikkeld te maken, maar zodat herhaling en losse eindjes worden voorkomen.
Bereikbaarheid
Wanneer wel/niet, 24/7, escalatie, grenzen.
Wat als er een storing is buiten kantooruren?
Structurele 24/7-verwachtingen horen bij een schaal en complexiteit die doorgaans buiten onze doelgroep valt.
Is er dan helemaal geen hulp mogelijk buiten kantooruren?
In uitzonderlijke situaties kunnen we afspraken maken die passen bij jouw omgeving. Dat is altijd expliciet en onderdeel van de samenwerking, niet impliciet.
Hoe voorkomen jullie dat alles “spoed” wordt?
Door afspraken te maken over impact en prioriteit. Daardoor blijft het rustig in de operatie en is er ruimte om structureel te verbeteren.
